7 Tips để thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng khi đi theo đoàn
Thủ tục hải quan là bước quan trọng trong mọi hành trình, đặc biệt khi đi theo đoàn lớn. Từ kinh nghiệm thực tiễn của Hong Ngoc Ha Travel, chúng tôi chia sẻ 7 mẹo giúp quá trình này nhanh chóng và dễ dàng hơn.
1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước ngày đi
Tất cả các giấy tờ như hộ chiếu, visa, và các tài liệu liên quan cần được chuẩn bị từ sớm, tốt nhất là trước chuyến đi 1-2 tuần. Đội ngũ Hong Ngoc Ha Travel luôn kiểm tra từng hồ sơ của khách trước ngày khởi hành. Đã có trường hợp khách quên gia hạn hộ chiếu hoặc thiếu visa, nhưng nhờ kiểm tra trước nên chúng tôi đã kịp thời hỗ trợ, giúp khách bổ sung giấy tờ để không ảnh hưởng đến lịch trình của cả đoàn.
Trong chuyến đi Nhật Bản gần đây, một khách hàng quên gia hạn hộ chiếu. Đội ngũ chúng tôi đã kịp thời phát hiện và hỗ trợ xin visa khẩn cấp, đảm bảo khách không lỡ chuyến bay.
2. Sắp xếp tài liệu rõ ràng và có bản sao dự phòng
Từng thành viên trong đoàn cần sắp xếp giấy tờ cá nhân theo thứ tự và có bản sao dự phòng trong trường hợp thất lạc. Để hỗ trợ khách hàng tốt hơn, Hong Ngoc Ha Travel thường in một danh sách kiểm tra và nhắc nhở từng người mang đủ tài liệu. Khi vào khu vực hải quan, việc sắp xếp hồ sơ giúp nhân viên hải quan kiểm tra nhanh chóng, tránh làm chậm trễ cả đoàn.
Trong chuyến đi châu Âu với đoàn khách hàng B2B lớn, việc mỗi khách đều có bản sao visa và hộ chiếu đã giúp chúng tôi xử lý một số trường hợp bị mất giấy tờ mà không ảnh hưởng đến toàn đoàn.
3. Hướng dẫn đoàn trước về quy trình hải quan
Trước mỗi chuyến đi, hướng dẫn viên của chúng tôi thường tổ chức họp ngắn, cung cấp thông tin về quy trình hải quan từng điểm đến. Nhờ vậy, khách hàng biết rõ phải làm gì khi đến từng khu vực, giảm thiểu thời gian loay hoay.
4. Chia đoàn thành từng nhóm nhỏ
Đoàn khách lớn có thể dễ gây ùn tắc khi làm thủ tục. Chia thành từng nhóm nhỏ giúp đảm bảo mọi người có không gian và thời gian xử lý hồ sơ mà không gây cản trở cho những hành khách khác. Ví dụ, trong một chuyến đi Trung Quốc gần đây, chúng tôi chia đoàn thành nhóm 5-10 người và hoàn tất thủ tục nhanh chóng, không ảnh hưởng đến lịch trình.
5. Đặt dịch vụ hỗ trợ Fast Track cho đoàn đông
Với những đoàn khách đặc biệt như đối tác doanh nghiệp hay khách hàng VIP, dịch vụ Fast Track là giải pháp lý tưởng để tránh chờ đợi lâu tại sân bay. Hong Ngoc Ha Travel đã sử dụng dịch vụ này trong các chuyến đi có lịch trình gấp gáp, giúp đoàn qua cửa kiểm tra nhanh chóng.
6. Luôn có người hỗ trợ đoàn ở mỗi điểm hải quan
Để xử lý kịp thời các tình huống phát sinh, Hong Ngoc Ha Travel luôn có nhân viên hỗ trợ ở những khu vực hải quan quan trọng, giúp đoàn nhanh chóng xử lý các vấn đề liên quan đến hành lý, giấy tờ. Nhân viên hỗ trợ của chúng tôi sẵn sàng giúp khách khai báo nhanh chóng, hỗ trợ di chuyển và giao tiếp với nhân viên hải quan nếu cần.
7. Chuẩn bị trước thông tin hành lý và hàng hóa
Quy định về hành lý và hàng hóa của mỗi quốc gia khác nhau. Hướng dẫn viên luôn hướng dẫn khách chuẩn bị hành lý đúng quy định, tránh mang những vật dụng không phù hợp. Trên một chuyến đi Hàn Quốc, sự chuẩn bị kỹ lưỡng này đã giúp đoàn của chúng tôi qua cửa hải quan suôn sẻ mà không phải bỏ lại hành lý.
Với các tips trên, Hong Ngoc Ha Travel đã hỗ trợ hàng ngàn đoàn khách trải nghiệm thủ tục hải quan nhanh chóng, thuận tiện và không mất thời gian chờ đợi. Sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm của chúng tôi luôn là điểm tựa đáng tin cậy cho mọi hành trình.