Giải Pháp Công Tác Trọn Gói Cho Doanh Nghiệp: Tiết Kiệm Đến 30% Chi Phí

Đi công tác liên tục nhưng vẫn phải tự lo từng khâu hậu cần? Đặt vé máy bay, tìm khách sạn, gọi xe đưa đón, rồi lại quay cuồng gom hóa đơn quyết toán. Với nhiều doanh nghiệp, chuỗi công việc tưởng chừng đơn giản này đang âm thầm ngốn không ít thời gian, nhân lực và cả ngân sách mỗi tháng.

Vấn đề không nằm ở việc thiếu nhân sự hay thiếu ý chí xử lý công việc. Vấn đề nằm ở cách vận hành. Khi mỗi chuyến công tác được xử lý rời rạc, thiếu một quy trình thống nhất, doanh nghiệp rất khó kiểm soát chi phí, càng khó tổng hợp báo cáo chính xác vào cuối kỳ. Đó là lý do một giải pháp công tác cho doanh nghiệp bài bản, chuyên nghiệp đang trở thành lựa chọn tất yếu của nhiều tổ chức, từ doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn có mạng lưới nhân sự trải rộng nhiều tỉnh thành.

Vì sao doanh nghiệp cần một giải pháp công tác chuyên nghiệp?

Chi phí công tác âm thầm đội lên

Không ít doanh nghiệp để nhân viên tự chủ động đặt vé, đặt phòng theo nhu cầu riêng lẻ. Cách làm này nghe có vẻ linh hoạt, nhưng thực tế lại khiến chi phí khó kiểm soát. Mỗi người đặt một nơi, một mức giá, không có chính sách ưu đãi thống nhất. Kết quả là ngân sách công tác phí cứ thế trôi đi mà không ai nắm được con số thực sự tiết kiệm được là bao nhiêu.

Nhân sự hành chính bị cuốn vào việc không thuộc chuyên môn

Bộ phận HR hay hành chính vốn dĩ nên tập trung vào con người, vào vận hành nội bộ. Thế nhưng ở nhiều công ty, họ lại phải kiêm luôn vai trò “tổng đài đặt vé”, xử lý hàng chục yêu cầu công tác mỗi tuần, liên hệ nhiều đầu mối khác nhau cho từng chuyến đi. Thời gian dành cho công việc cốt lõi vì vậy bị thu hẹp đáng kể.

Thiếu minh bạch khi quyết toán

Hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp, nhiều định dạng, nhiều thời điểm khác nhau khiến kế toán mất công đối chiếu, dễ sai sót, thậm chí bỏ sót chi phí cần quyết toán. Về lâu dài, sự thiếu minh bạch này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm soát ngân sách của ban lãnh đạo.

Ba nút thắt trên chính là lý do khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến một giải pháp công tác trọn gói, nơi mọi khâu từ di chuyển, lưu trú đến quản lý chi phí được gom về một đầu mối duy nhất.

Giải pháp TMS từ Hong Ngoc Ha Travel là gì?

TMS, viết tắt của Travel Management Solution, là mô hình giải pháp quản lý công tác dành riêng cho doanh nghiệp. Thay vì để từng cá nhân tự xoay xở, TMS xây dựng một quy trình thống nhất, đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt hành trình công tác, từ lúc lên kế hoạch cho đến khi chuyến đi kết thúc và hoàn tất quyết toán.

Với 30 năm kinh nghiệm trong ngành lữ hành, Hong Ngoc Ha Travel phát triển dịch vụ TMS dựa trên chính những khó khăn thực tế mà khách hàng doanh nghiệp từng chia sẻ trong suốt quá trình hợp tác. Không đơn thuần là một công cụ đặt dịch vụ, TMS được thiết kế như một người đồng hành, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán hậu cần công tác vốn tồn tại âm ỉ nhiều năm.

TMS giải quyết những vấn đề gì cho doanh nghiệp?

Di chuyển linh hoạt, chủ động theo lịch trình

Vé máy bay, xe đưa đón sân bay, xe di chuyển tại điểm đến đều được sắp xếp theo đúng lịch trình công tác của từng nhân sự. Nhờ mạng lưới đại lý chỉ định của hơn 200 hãng hàng không trong và ngoài nước, Hong Ngoc Ha Travel chủ động về nguồn vé, ngay cả trong giai đoạn cao điểm khi nhu cầu di chuyển tăng đột biến.

Lưu trú tối ưu với mạng lưới toàn cầu

Khách sạn không còn là mối lo mỗi lần công tác xa. Với hơn một triệu khách sạn đối tác trải khắp các thị trường trong nước lẫn quốc tế, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn lưu trú phù hợp ngân sách, kèm theo chính sách giá ưu đãi riêng dành cho khách hàng doanh nghiệp, điều mà việc đặt phòng lẻ khó có thể đạt được.

Trọn bộ dịch vụ hỗ trợ đi kèm, không phải liên hệ nhiều nơi

Ngoài ba trụ cột chính là vé máy bay, khách sạn và xe đưa đón, một chuyến công tác, đặc biệt là công tác nước ngoài, còn kéo theo hàng loạt việc lặt vặt nhưng không thể bỏ qua. TMS gom luôn những hạng mục này vào cùng một quy trình, giúp doanh nghiệp không phải chạy đi chạy lại nhiều đầu mối:

• Visa: Hỗ trợ tư vấn hồ sơ, xử lý thủ tục xin visa công tác cho nhiều thị trường, rút ngắn thời gian chờ đợi so với việc nhân sự tự nộp hồ sơ riêng lẻ.

• Fast Track: Dịch vụ ưu tiên làm thủ tục tại sân bay, giúp nhân sự cấp cao hoặc đoàn công tác tiết kiệm thời gian chờ đợi ở khâu an ninh, nhập cảnh, đặc biệt hữu ích với lịch trình dày đặc, nối chuyến gấp.

• Bảo hiểm du lịch: Bảo vệ nhân sự trước những rủi ro phát sinh ngoài dự kiến trong chuyến công tác như tai nạn, hoãn hủy chuyến hay sự cố y tế, đồng thời đáp ứng yêu cầu bảo hiểm bắt buộc của một số quốc gia khi xin visa.
• eSIM quốc tế: Kích hoạt nhanh chóng trước chuyến bay, giúp nhân sự duy trì liên lạc, xử lý công việc ngay khi vừa đáp xuống sân bay nước ngoài mà không phải tìm mua SIM tại chỗ.

Nhờ tích hợp thêm những dịch vụ này, doanh nghiệp có một hệ sinh thái công tác đầy đủ, từ khâu chuẩn bị giấy tờ trước chuyến đi cho đến trải nghiệm tại điểm đến, thay vì phải rải rác tìm kiếm từng nhà cung cấp riêng lẻ cho mỗi nhu cầu phát sinh.

Quản lý tập trung, dễ kiểm soát

Toàn bộ chuyến công tác, từ khâu đặt dịch vụ đến tổng hợp chi phí, đều quy về một đầu mối duy nhất. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi ngân sách theo thời gian thực, đối chiếu hóa đơn nhanh chóng, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát chi phí không rõ nguyên nhân.

Giải phóng nguồn lực nội bộ

Khi các tác vụ hậu cần rời rạc được gom lại thành một quy trình vận hành trơn tru, bộ phận HR và hành chính không còn phải ôm đồm việc đặt vé, đặt phòng thủ công. Nhân sự công tác cũng an tâm hơn, có thể dồn toàn bộ sự tập trung cho mục tiêu công việc chính thay vì mất thời gian xử lý hậu cần.

Quy trình sử dụng giải pháp công tác diễn ra như thế nào?

Một trong những lý do khiến doanh nghiệp còn ngần ngại chuyển đổi sang mô hình quản lý công tác tập trung chính là lo sợ quy trình phức tạp. Trên thực tế, việc triển khai TMS cùng Hong Ngoc Ha Travel khá đơn giản, gồm năm bước sau:

1. Doanh nghiệp kết nối và trao đổi nhu cầu với đội ngũ tư vấn của Hong Ngoc Ha Travel.
2. Hai bên cùng thống nhất chính sách công tác riêng, phù hợp quy mô cũng như đặc thù ngành nghề.
3. Nhân sự hoặc đầu mối phụ trách gửi yêu cầu đặt dịch vụ khi phát sinh chuyến công tác.
4. Đội ngũ Hong Ngoc Ha Travel xử lý, xác nhận vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón trong thời gian ngắn.
5. Cuối kỳ, doanh nghiệp nhận báo cáo tổng hợp cùng hóa đơn tập trung, thuận tiện cho việc quyết toán.

Toàn bộ quy trình được vận hành bởi đội ngũ có kinh nghiệm xử lý dịch vụ hàng không và lưu trú cho doanh nghiệp trong nhiều năm, nên phần lớn yêu cầu phát sinh đều được giải quyết nhanh chóng, kể cả trong tình huống cần thay đổi lịch trình gấp.

Chính sách giá dành cho doanh nghiệp

Khác với việc đặt dịch vụ lẻ, khi hợp tác lâu dài theo mô hình TMS, doanh nghiệp được áp dụng chính sách giá riêng, xây dựng dựa trên tần suất công tác cùng quy mô sử dụng dịch vụ thực tế. Một số hạng mục chính bao gồm:

Bảng giá chi tiết theo từng gói dịch vụ sẽ được đội ngũ Hong Ngoc Ha Travel tư vấn cụ thể dựa trên quy mô, tần suất công tác cũng như ngân sách của từng doanh nghiệp.

Vì sao nên chọn Hong Ngoc Ha Travel làm đối tác đồng hành?

Lựa chọn một đơn vị đồng hành lâu dài cho hoạt động công tác không chỉ dừng ở mức giá cạnh tranh, mà còn phụ thuộc vào năng lực vận hành cùng uy tín đã được kiểm chứng qua thời gian. Hong Ngoc Ha Travel hội tụ những yếu tố đó:

• Hơn 28 năm hoạt động trong lĩnh vực hàng không và lữ hành, khởi đầu từ một đại lý vé máy bay vào năm 1996.
• Đại lý chỉ định của hơn 200 hãng hàng không nội địa lẫn quốc tế, thành viên chính thức của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA).
• Đại diện độc quyền tại Việt Nam của Egencia, nền tảng công nghệ du lịch B2B hàng đầu thế giới.
• Nằm trong Top 500 Doanh nghiệp Tư nhân lớn nhất Việt Nam (VNR500) cùng Top 10 Công ty Du lịch Uy tín, là doanh nghiệp duy nhất trong lĩnh vực phân phối vé máy bay đạt cả hai giải thưởng này.
• Đang phục vụ hơn 500 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, công nghệ, tài chính, logistics, cùng mạng lưới ba chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng.

Những con số này không chỉ thể hiện quy mô, mà còn phản ánh kinh nghiệm thực chiến tích lũy qua hàng chục nghìn chuyến công tác đã được xử lý, từ những tình huống thông thường cho đến các yêu cầu phát sinh khẩn cấp.

Giải pháp này phù hợp với doanh nghiệp nào?

Không cần quy mô quá lớn mới triển khai được mô hình quản lý công tác tập trung. Giải pháp phù hợp với:

• Doanh nghiệp có nhân sự đi công tác thường xuyên, dù chỉ vài chuyến mỗi tháng.
• Doanh nghiệp sản xuất, thương mại, logistics có nhiều chi nhánh hoặc đối tác ở các tỉnh thành khác nhau.
• Doanh nghiệp muốn số hóa, chuẩn hóa quy trình quản lý công tác phí thay vì tiếp tục xử lý thủ công qua email, giấy tờ rời rạc.

Câu Hỏi Thường Gặp

Giải pháp công tác cho doanh nghiệp gồm những dịch vụ gì?

Gồm ba nhóm chính: đặt vé máy bay và di chuyển, đặt phòng khách sạn, cùng dịch vụ quản lý chi phí tập trung kèm báo cáo, xuất hóa đơn cuối kỳ.

Doanh nghiệp nhỏ có sử dụng được giải pháp này không?

Hoàn toàn được. Chính sách hợp tác được thiết kế linh hoạt theo quy mô thực tế, không giới hạn chỉ dành cho tập đoàn lớn.

Chi phí triển khai có phát sinh thêm ngoài giá dịch vụ không?

Doanh nghiệp chỉ chi trả theo dịch vụ thực tế sử dụng như vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón. Chính sách giá cụ thể sẽ được tư vấn riêng theo nhu cầu.

Quy trình quyết toán, xuất hóa đơn diễn ra như thế nào?

Hóa đơn được tổng hợp tập trung theo kỳ, kèm bảng kê chi tiết từng chuyến công tác, giúp bộ phận kế toán đối chiếu nhanh chóng, hạn chế sai sót.

Hong Ngoc Ha Travel có hỗ trợ công tác nước ngoài không?

Có. Nhờ mạng lưới hơn 200 hãng hàng không quốc tế cùng hơn 1 triệu khách sạn đối tác toàn cầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai công tác nước ngoài trong cùng một quy trình quản lý.

Một giải pháp công tác vận hành tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà còn trả lại thời gian quý giá cho những bộ phận vốn dĩ nên tập trung vào giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Khi khâu hậu cần được gom về một đầu mối chuyên nghiệp, HR bớt áp lực thủ tục, nhân sự công tác an tâm lên đường, còn ban lãnh đạo có trong tay bức tranh chi phí rõ ràng để ra quyết định kịp thời.

Liên hệ Hong Ngoc Ha Travel ngay hôm nay để nhận tư vấn giải pháp công tác toàn diện, phù hợp riêng với quy mô và đặc thù vận hành của doanh nghiệp bạn.