THỦ TỤC XIN VISA DU LỊCH NHẬT BẢN

Nhật Bản không có chính sách miễn thị thực cho hộ chiếu Việt Nam. Visa phải được cấp trước chuyến đi và không thể làm tại sân bay. Vì vậy, nắm rõ thủ tục xin visa du lịch Nhật Bản ngay từ đầu chính là bước quyết định để chuyến đi diễn ra suôn sẻ.

Bài viết này tổng hợp toàn bộ thông tin cần thiết: từ các loại visa, điều kiện, hồ sơ cụ thể theo từng đối tượng, quy trình nộp đến những lưu ý quan trọng giúp tỷ lệ đậu cao nhất có thể.

Các loại visa du lịch Nhật Bản

Nếu đang có kế hoạch khám phá Nhật Bản, việc hiểu rõ các loại visa du lịch sẽ giúp bạn lựa chọn đúng diện xin và chuẩn bị hồ sơ thuận lợi hơn.

Hiện nay, visa du lịch Nhật Bản có ký hiệu V, được phân loại theo 3 loại chính:

Điều kiện để được cấp visa du lịch Nhật Bản

Đại sứ quán xem xét cấp visa khi đơn hàng đáp ứng đủ các tiêu chí cốt lõi sau:

– Hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất 6 tháng và đảm bảo quyền nhập cảnh trở lại Việt Nam sau chuyến đi.

– Thông tin khai báo trong hồ sơ chính xác và đầy đủ.

– Hoạt động tại Nhật Bản phù hợp với mục đích và thời hạn lưu trú được quy định.

– Không thuộc các trường hợp bị cấm nhập cảnh theo Luật Xuất Nhập cảnh.

Với trường hợp muốn xin visa đoàn hoặc visa nhiều lần cần lưu ý thêm các yêu cầu sau: 

– Trường hợp bạn muốn tham gia tour đoàn hãy chọn những công ty du lịch chỉ định bởi Đại sứ quán Nhật Bản. Về phía các công ty du lịch chỉ định khi lập kế hoạch, tập hợp khách, tổ chức sang Nhật du lịch phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thời gian lưu trú tại Nhật trong vòng 15 ngày
• Tour chỉ được tổ chức các hoạt động du lịch. Không bao gồm hoạt động khác như: thăm thân, thăm bạn bè, thương mại
• Công ty du lịch chỉ định đã hoàn thành các thủ tục như: đặt vé máy bay, phòng khách sạn, các phương tiện nếu di chuyển  (tuyến quốc nội, tàu cao tốc, tàu điện, xe buýt, phà v.v.) từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh Nhật Bản (khách du lịch không tự  đặt phòng nghỉ)

– Trường hợp xin visa nhiều lần cần đáp ứng 3 điều kiện sau:

1. Những người trong 3 năm gần đây, có trên 1 lần lưu trú ngắn hạn tại Nhật, trong thời gian ở Nhật, không có vấn đề  về nhập cảnh, lưu trú, vi phạm pháp luật và thỏa mãn một trong những điều sau đây:

• Có đầy đủ năng lực tài chính chi trả kinh phí chuyến đi như chi phí đi lại ăn ở v.v.
• Trong 3 năm gần đây, nhiều lần đi đến các nước G7 (trừ Nhật) với mục đích lưu trú ngắn hạn.

2. Người có đầy đủ năng lực kinh tế
3. Vợ/ chồng/ con của người nêu ở mục【2】trên đây

Hồ Sơ xin visa du lịch Nhật Bản cần chuẩn bị

Phần hồ sơ là yếu tố then chốt quyết định kết quả. Một bộ hồ sơ đầy đủ, được sắp xếp khoa học sẽ tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu và giảm thiểu nguy cơ bị yêu cầu bổ sung.

Nguyên tắc chung áp dụng cho mọi loại hồ sơ:

• Tất cả giấy tờ phải được phát hành trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp (trừ các giấy tờ có ghi rõ thời hạn riêng).
• Hồ sơ thiếu hoặc thông tin không đầy đủ sẽ không được tiếp nhận.
• Hồ sơ đã nộp không được hoàn trả. Chuẩn bị bản sao cho giấy tờ gốc quan trọng trước khi nộp.
• Nếu được yêu cầu trả lại bản gốc, bắt buộc phải nộp thêm 1 bản photocopy kèm theo.
• Không nộp những giấy tờ không được nêu trong danh sách. Nếu cần bổ sung trong quá trình xét duyệt, Đại sứ quán sẽ yêu cầu sau.

A. Hồ sơ xin visa du lịch tự túc Nhật Bản (1 Lần / 2 Lần)

Chuẩn bị theo thứ tự dưới đây và đánh số thứ tự trên tất cả tài liệu nếu đi nhóm.

(1) Hộ chiếu bản gốc

(2) Tờ khai xin visa: 1 bản gốc Dán sẵn ảnh thẻ 4,5cm × 3,5cm chụp trong vòng 6 tháng, nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính, không đội mũ. Mặt sau ảnh ghi rõ họ tên. Ảnh đã chỉnh sửa sẽ bị từ chối. Người xin visa ký tên ở cuối tờ khai, chữ ký phải trùng với chữ ký trên hộ chiếu. Mặt sau tờ khai không được dập ghim.

(3) Tài liệu chứng minh mối quan hệ giữa những người cùng đi (chỉ áp dụng khi xin theo nhóm)

• Quan hệ gia đình: giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ cơ quan nhà nước cấp.
• Quan hệ bạn bè: ảnh chụp chung, mặt nhìn rõ, không đeo kính râm, không đội mũ. Không bắt buộc tất cả xuất hiện trong 1 ảnh.
• Nếu nhóm từ 3 người trở lên: cần thêm sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa tất cả thành viên.
• Toàn bộ hồ sơ phải được sắp xếp và đánh số thứ tự (1), (2)… trước khi nộp.

(4) Giấy chứng nhận công việc: 1 bản gốc Ghi rõ thời gian công tác, mức lương và chức vụ. Làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

(5) Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi: 1 bản gốc (chọn 1 trong các loại)

• a. Sao kê giao dịch tài khoản ngân hàng 6 tháng gần nhất (ưu tiên nhất). Đánh dấu bằng bút màu để làm rõ các khoản tiền lương được chuyển khoản.
• b. Giấy chứng nhận tiền gửi có kỳ hạn (ghi rõ ngày gửi, kỳ hạn, ngày cấp).
• c. Sổ tiết kiệm tiền gửi có kỳ hạn, trình bản gốc, nộp bản photocopy.
• d. Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan nhà nước cấp.

Nếu người khác chi trả chi phí: cần thêm giấy tờ chứng minh nhân thân của người đó và giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người xin visa.

(6) Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình: 1 bản gốc Là bản in “hành trình bay” thể hiện ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến. Vé tàu cũng được chấp nhận. Không mua vé trước khi có visa.

(7) Lịch trình dự định: 1 bản gốc Theo mẫu của Đại sứ quán. Bắt buộc ghi ngày nhập cảnh và ngày về nước. Điền tên chuyến bay và sân bay nếu đã quyết định. Viết theo từng ngày, ghi cụ thể địa điểm và nội dung hoạt động: không chỉ ghi tên thành phố chung chung như “Tokyo”, “Kyoto”. Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại của nơi sẽ lưu trú. Nếu đi chung lịch trình với người/nhóm khác, cần chứng minh mối quan hệ với họ.

B. Hồ sơ xin visa nhiều lần phổ thông

Hồ sơ thay đổi tùy theo điều kiện đáp ứng (A, B hoặc C). Nếu kết quả xét duyệt không được visa nhiều lần, cần nộp kèm thêm giấy tờ của visa một lần theo mục đích chuyến đi.

Điều kiện A: Người đã từng vào Nhật ngắn hạn ít nhất 1 lần trong 3 năm qua, không có vi phạm, và có tài chính đủ mạnh hoặc nhiều lần đi G7:

Điều kiện B: Có khả năng tài chính mạnh:

Điều kiện C: Vợ/chồng/con của người thuộc điều kiện B:

C. Hồ sơ xin visa Package Tour (Qua công ty du lịch)

Khách không cần chuẩn bị hồ sơ tài chính cá nhân và không cần tự đến nộp tại Đại sứ quán. Thủ tục do công ty du lịch chỉ định thực hiện thay. Bước đầu tiên là liên hệ trực tiếp với công ty để xác nhận danh sách giấy tờ cụ thể cần cung cấp.

Lưu ý đặc biệt: nếu đã được cấp visa nhưng vì lý do cá nhân không tham gia được tour, cần nhanh chóng nộp lại hộ chiếu cho Đại sứ quán thông qua công ty du lịch chỉ định.

Lịch trình càng cụ thể, tỷ lệ được cấp visa càng cao. Đây cũng là cách thể hiện với cán bộ lãnh sự rằng bạn có mục đích du lịch thực sự và kế hoạch rõ ràng để quay về.

Quy trình xin visa du lịch Nhật Bản từng bước

Nắm rõ trình tự sẽ giúp bạn không bỏ sót bước nào và chủ động hơn trong toàn bộ quá trình.

Bước 1: Xác định loại visa và đọc kỹ yêu cầu hồ sơ

Căn cứ vào mục đích chuyến đi, số lần dự kiến đi lại và lịch sử nhập cảnh để chọn đúng loại visa và chuẩn bị đúng bộ hồ sơ tương ứng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Tờ khai xin visa điền bằng tiếng Anh, các giấy tờ còn lại viết bằng tiếng Việt được chấp nhận. Sắp xếp và đánh số thứ tự toàn bộ hồ sơ trước khi nộp. Giấy chứng nhận công tác phải làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

Bước 3: Chọn nơi nộp hồ sơ

Người xin visa không được gửi hồ sơ trực tiếp đến Đại sứ quán qua email, bưu điện hay fax. Bắt buộc nộp qua các đơn vị tiếp nhận được chỉ định.

Phân chia theo khu vực địa lý:

• Từ tỉnh Hà Tĩnh trở ra Bắc: nộp tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội (27 Liễu Giai, Ngọc Hà)
• Từ Quảng Trị đến Gia Lai: nộp tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng
• Từ Đắk Lắk trở vào Nam: nộp tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM (261 Điện Biên Phủ, Quận 3)

Bước 4: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí

Giờ tiếp nhận hồ sơ thường từ 8:30 đến 11:30 sáng các ngày làm việc. Lệ phí thanh toán bằng tiền mặt và không hoàn trả trong mọi trường hợp, kể cả khi bị từ chối.

Bước 5: Chờ kết quả

Thời gian xét duyệt ngắn nhất là 6 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo ngày nộp hồ sơ (áp dụng từ 1/2/2024). Tuy nhiên, tùy từng trường hợp có thể mất vài tuần nếu cần bổ sung hồ sơ, phỏng vấn hoặc hỏi ý kiến Bộ Ngoại giao Nhật Bản. Đại sứ quán không giải đáp về ngày cấp visa hay lý do từ chối.

Nếu được yêu cầu bổ sung hoặc phỏng vấn mà không phản hồi, hồ sơ sẽ bị dừng xét duyệt.

Bước 6: Nhận visa và kiểm tra thông tin

Kiểm tra ngay họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, thời hạn và loại visa. Sau khi có visa trong tay, lúc này mới nên mua vé máy bay thật và đặt các dịch vụ còn lại.

Lệ phí visa du lịch Nhật Bản

Lệ phí visa năm 2026 đối với hồ sơ được thụ lý từ 1/7/2026 đến 31/3/2027:

Ngoài ra bạn sẽ phải nộp thêm các khoản phí khác như:

• Phí dịch vụ cho đơn vị được ủy thác (VFS Global) nếu bạn nộp hồ sơ xin cấp visa qua các bên này: khoảng 450.000 – 500.000 VNĐ (bao gồm phí đăng ký và phí dịch vụ cơ bản) .
• Phí dịch vụ hỗ trợ (nếu có nhu cầu sử dụng)

Kinh nghiệm để hồ sơ đậu visa Nhật Bản

Sau khi làm việc với nhiều trường hợp khác nhau, những yếu tố sau đây thực sự tạo ra sự khác biệt giữa một hồ sơ được duyệt và một hồ sơ bị từ chối.

• Sắp xếp hồ sơ khoa học, đánh số thứ tự rõ ràng. Nộp theo nhóm gia đình hoặc bạn bè thì đánh số thứ tự cho từng người (1), (2)… và đính kèm sơ đồ chứng minh mối quan hệ nếu có từ 3 người trở lên.
• Lịch trình chi tiết, nhất quán với các giấy tờ khác. Ngày đặt phòng khách sạn, ngày bay và lịch trình tham quan cần khớp chặt chẽ với nhau. Một lịch trình mâu thuẫn dù nhỏ cũng có thể khiến cán bộ lãnh sự đặt câu hỏi về mục đích chuyến đi.
• Chứng minh ràng buộc tại Việt Nam. Đây là một trong những yếu tố cán bộ lãnh sự cân nhắc nhiều nhất. Công việc ổn định, tài sản, gia đình hay con cái đang học tại Việt Nam đều là minh chứng thuyết phục cho việc bạn sẽ trở về sau chuyến đi.
• Tránh “passport trắng” nếu có thể. Người chưa từng xuất ngoại sẽ có phần bất lợi hơn. Một vài con dấu nhập cảnh từ các nước Đông Nam Á như Thái Lan, Singapore sẽ giúp hồ sơ thuyết phục hơn đáng kể.
• Tuyệt đối không dùng giấy tờ giả mạo. Ngoài việc bị từ chối ngay lập tức, hành vi này còn ảnh hưởng đến tất cả các lần xin visa sau này ở nhiều quốc gia.
• Nộp hồ sơ sớm ít nhất 1–2 tháng trước ngày dự kiến khởi hành. Thời gian đệm này giúp bạn xử lý kịp nếu cần bổ sung giấy tờ mà không ảnh hưởng đến kế hoạch chuyến đi.

Những lưu ý quan trọng cần nhớ

Dưới đây là những điểm mà nhiều người bỏ qua và phải trả giá bằng thời gian hoặc tiền bạc.

• Không mua vé máy bay trước khi có visa. Đại sứ quán không yêu cầu xuất vé thật khi nộp hồ sơ. Chỉ cần xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) là đủ. Mua vé trước khi biết kết quả visa có thể gây thiệt hại lớn nếu hồ sơ bị từ chối hoặc cần bổ sung.
• Không gửi hồ sơ trực tiếp đến Đại sứ quán qua email, bưu điện hay fax. Những hồ sơ gửi tự ý theo hình thức này sẽ không được tiếp nhận. Bắt buộc phải nộp qua các đơn vị tiếp nhận được chỉ định.
• Hồ sơ đã nộp không được hoàn trả. Vì vậy hãy chuẩn bị bản sao đối với những giấy tờ quan trọng cần lưu lại như hộ chiếu cũ, giấy tờ gốc có giá trị.
• Hồ sơ không đầy đủ hoặc thông tin khai báo không rõ ràng sẽ không được tiếp nhận. Kiểm tra kỹ danh sách giấy tờ và đảm bảo thông tin trung thực, nhất quán trước khi nộp.
• Nếu bị từ chối, phải chờ 6 tháng mới được nộp lại với cùng mục đích. Đại sứ quán không công bố lý do từ chối, vì vậy tốt nhất là làm đúng ngay từ lần đầu.

Câu hỏi thường gặp

Xin visa du lịch Nhật Bản có khó không?

Không quá khó nếu hồ sơ chuẩn bị đúng và đầy đủ. Điều quan trọng nhất là chứng minh được mục đích du lịch rõ ràng, tài chính phù hợp và có lý do để quay về Việt Nam sau chuyến đi.

Visa Nhật Bản mất bao lâu để có kết quả?

Thông thường từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Trong mùa cao điểm, thời gian có thể kéo dài hơn.

Visa du lịch Nhật Bản cho phép ở lại bao nhiêu ngày?

Visa ngắn hạn thông thường cho phép lưu trú 15 đến 30 ngày mỗi lần nhập cảnh. Sau thời hạn này, bạn bắt buộc phải rời Nhật Bản.

Có cần phỏng vấn khi xin visa Nhật Bản không?

Công dân Việt Nam thông thường không cần phỏng vấn. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt có thể được yêu cầu trình diện — nếu gặp tình huống này, hãy trả lời tự tin và trung thực theo đúng thông tin đã khai trong hồ sơ.

Nộp hồ sơ qua VFS Global có khác gì so với Tổng Lãnh sự quán không?

Quy trình xét duyệt là như nhau. Sự khác biệt nằm ở phí dịch vụ phụ thu của VFS Global. Nếu không cần kết quả gấp, nộp trực tiếp tại TLSq sẽ tiết kiệm hơn.

Người đi lần đầu (passport trắng) có xin được visa Nhật không?

Được, nhưng hồ sơ cần đặc biệt chú trọng vào chứng minh tài chính và ràng buộc tại Việt Nam. Việc có ít nhất một lần xuất ngoại trước đó sẽ là lợi thế.

Xin visa du lịch Nhật Bản không phải là thủ tục quá phức tạp nếu bạn nắm rõ yêu cầu và chuẩn bị có hệ thống. Ba nguyên tắc cốt lõi cần ghi nhớ: hồ sơ đầy đủ và nhất quán, thông tin khai báo trung thực và nộp sớm trước ngày khởi hành ít nhất 4–6 tuần.

Lịch trình chi tiết, chứng minh tài chính rõ ràng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng chính là chìa khóa để nhận được cái gật đầu từ cơ quan lãnh sự.